SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT
Pola manajemen yang diterapkan di dalam rumah sakit juga sangat variatif. Oleh karena itu,sistem informasi yang akan digunakan juga di sesuaikan dengan kebutuhan manajemen. Sebagai contoh adalah berikut:
1. Sistem informasi rawat inap untuk membantu departemen rawat inap
2. Sistem informasi rawat jalan untuk membantu departemen rawat jalan
3. Sistem informasi rekam medis untuk membantu departemen rekam medis
4. Sistem informasi personalia untuk membantu departemen personalia
5. Sistem informasi keuangan untuk membantu departemen keuangan
6. Sistem informasi penunjang medis untuk departemen penunjang medis
7. Sistem informasi inventarisuntuk membantu departemen inventaris
8. Sistem informasi eksekutif untuk membantu pimpinan
Rumah sakit sebagai organisasi mempunyai ciri khasnya sendiri.
Dalam bidang sistem informasi,salah satu ciri khas rumah sakit adalah transaksi data yang sangat tinggi dari hari ke hari. Sumber transaksi ini antara lain instalasi rawat jalan,instalansi rawat inap,farmasi,laboratorium dan lain sebagainya.
Dengan demikian,rumah sakit sebenarnya adalah suatu organisasi yang kompleks sehingga sistem informasi yang dibangun juga cukup rumit. Menurut Jonathan S.R, sistem informasi rumah sakit pada sasarnya dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok subsistem yang besar,yaitu subsistem informasi medis subsistem informasi administrasi dan keuangan.
1 Subsistem Informasi Medis
Subsistem informasi medis ialah bagian yang menangani masalah terkait medis ,klinis dan pelayanan perawatan pasien. Subsistem ini terbagi ke dalam beberapa sub-subsistem yaitu:
A. Sub-subsistem Medis dan Pelayanan Perawatan
Terdiri atas modul:
1. Modul pencatatan pasien rawat inap
2. Modul pencatatan pasien rawat jalan
3. Modul index pasien/diagnosa
4. Modul distributive charge entry
5. Modul order/entry communication
6. Modul pelaporan hasil kegiatan
7. Modul medical record
8. Modul penjadwalan pasien
9. Modul pelayanan perawatan
Tentu saja variasi organisasi dari rumah sakit yang satu berbeda dengan rumah sakit yang lain. Namun,pada dasarnya unit kerja yang ada pada bidang pelayanan medis adalah seperti pada diagram. Rawat Inap adalah unit rawat inap. Poli adalah unit poliklinik atau unit rawat jalan. Bedah adalah unit kamar bedah. UPI adalah unit perawatan intensif,sementara IRD adalah unit rawat darurat.
B. Sub-subsistem penunjang medis
Terdiri atas modul-modul sebagai berikut:
1. Modul Farmasi Rumah Sakit
2. Modul Laboratorium
3. Modul Perpetual Inventory
4. Modul Respiratory Therapy
5. Modul Therapy
6. Modul Radiology
7. Modul Instalasi Gizi
8. Modul Instalasi Gawat Darurat
Diagram di atas menunjukkan unit kerja di lingkungan bidang penunjang medis. Gizi adalah unit gizi. Rekam Medis adalah unit rekam medis. Rehab Medis adalah unit rehabilitasi medis. Radiologi adalah unit radiologi. Laborat adalah unit laboratorium. Farmasi adalah unit farmasi.
2 Subsistem Administrasi dan Keuangan
Subsistem ini terdiri atas tiga bagian, yaitu pembayaran pasien (billing system),akuntansi rumah sakit,dan penganggaran. Ketiga bagian tersebut memiliki modul-modul yang berbeda. Modul-modul tersebut bisa dilihat pada Tabel 1
Tabel 1. Modul yang menyusun bagian-bagian dalam subsistem administrasi dan keuangan
Pembayaran Pasien | Akuntasi Rumah Sakit | Penganggaran |
Modul Pembayaran Pasien Rawat Inap Modul Pembayaran Pasien Rawat Jalan Modul Pembayaran Pasien Instalasi Penunjang Modul Piutang | Modul Pendapatan Rumah Sakit Modul Pengeluaran Rumah Sakit Modul Kepegawaian dan Penggajian Pegawai Modul Aktiva Tetap dan Inventori Modul General Ledger | Modul Analisis Keuangan Modul Perencanaan Keuangan Modul Penganggaran |
Antara rumah sakit yang satu dengan yang lain dapat saja memiliki unit kerja yang berbeda. Unit kerja seperti pada diagram di atas adalah salah satu organisasi unit kerja di bidang administrasi umum dan keuangan yang dapat dilakukan. Diagram lengkap sistem informasi rumah sakit,dikaitkan dengan pihak-pihak yang berhubungan,adalah seperti diagram di bawah ini:
Unit khusus dapat berupa misalnya unit Community Development,atau unit Home care patient dan lain sebagainya. Adapun pihak luar terdiri atas berbagai macam,antara lain pemasok barang-barang kebutuhan rumah sakit,pemerintah,bank,rumah sakit lain dan sebagainya.
3. Pengembangan SIM Jangka Panjang dan Jangka Pendek
Agar efektivitas panggunaan sistem informasi bagus maka perlu disusun rencana pengembangan SIM jangka panjang dan jangka pendek. Jangka panjang bertujuan manetapkan arah jangka panjang yang ingin dicapai, sedangkan jangka pendek bertujuan menetapkan target jangka pendek penggunaan SIM.
A.Sasaran SIM Jangka Panjang bagi Rumah Sakit
1. Manajemen tingkat atas
Untuk manajemen tingkat atas, SIM harus dapat mambantu:
a. Perencanaan aliansi-aliansi strategis strategis rumah sakit dengan organisasi laen dengan prinsip saling menguntungkan,misalnya pengembangan Executive Medical Centre,yaitu unit rumah sakit yang dikhususkan untuk melayani para eksekutif. SIM harus dapat membantu menyediakan informasi sebagai bahan pertimbangan direksi untuk memilih siapakah yang pantas dijadikan partner berkembang bersama.
b. Menunjang kebijakan umum bersifat jangka panjang dari Pengurus Unit Kerja RS,yaitu pengembangan Unit Bisnis Strategis yang sudah ditetapkan untuk menjadi unggulan RS,misalnya Trauma Centre,Stroke Centre,dan Internal Centre.
c. Pengembangan baik organisasi maupun peralatan yang bersifat strategis,misalnya untuk memperkirakan studi kelayakan peralatan yang berharga mahal seperti pembelian MRI (Magnetic Resonance Imagine).
d. Perencanaan produk baru rumah sakit,misalnya pembukaan klinik-klinik baru,ataupun sistem pelayanan yang baru (misalnya dengan mengembangkan sistem asuransi kesehatan bekerjasama dengan instansi lain).
e. Perencanaan membuka cabang/satelit rumah sakit baik yang mandiri maupun yang bergabung dengan suatu komplek pertokoan.
f. Perencanaan persiapan SDM manajemen jangka panjang.
2. Manajemen tingkat menengah
Untuk manajemen tingkat menengah,SIM harus dapat membantu antara lain:
a. yang sudah ditetapkan dapat tercapai. Pengendalian manajemen, yaitu agar rencana kerja tahunan yang sudah disusun dapat dipantau dengan prestasi yang dicapai dari waktu ke waktu,misalnya perencanaan jumlah pasien rawat jalan,pasien rawat inap,pasien operasi,penjualan obatdan lain-lain. Termasuk di dalamnya adalah pemantauan pengembangan unit bisnis strategis yang sudah ditetapkan,yaitu Trauma Centre, Stroke Centre, dan Internal Centre. Dengan demikian,apabila ada suatu target kerjayang tak tercapai maka informasi tentang hal tersebut dapat dipantau secara bulanan atau mingguan bahkan,apabila diperlukan,secara harian
b. Pengendalian anggaran, yaitu pemantauan anggaran dan realisasi,meneliti kuantitas dan kualitas selisih antara anggaran dan realisasi yang ada,mencari penyebabnya dan menemukan cara-cara mengatasinya. Dengan demikian,rencana tahunan
3. Manajemen tingkat bawah
Untuk manajemen tingkat bawah,sasaran jangka panjangnya adalah administrasi yang tertib,akurat dan dapat diandalkan. Dengan demikian,kebocoran-kebocoran yang terjadi dapat semakin dikurangi dan bahkan dihilangkan. Begitu pula potensi-potensi sumber daya yang akan dapat ditingkatkan optimalitas penggunaannya. Hal-hal yang dikerjakan antara lain:
a. Ketertiban administrasi pasien,baik informasi medis,informasi sosial maupun informasi keuangan.
b. Ketertiban pengelola sumbe daya rumah sakit. Salah satu sasaran pokok yang penting adalah ketertiban pengelolaan piutang pasien rumah sakit dan ketertiban pengelolaan inventaris rumah sakit.
c. Kelancaran dan ketertiban administrasi keuangan secara menyeluruh.
B. Sasaran Jangka Pendek bagi Rumah Sakit
Dalam jangka pendek,priorutas pengembangan SIM sebaiknya diarahkan pada pengembangan lebih lanjut dari sistem yang sekarang sudah ada. Misalnya,rumah sakit sudah memulai Sistem Informasi Billing System pada rawat inap sehingga pengembangan lebih lanjut sebaiknya dimulai dari modul ini. Oleh karena itu,dari kedua subsistem utama rumah sakit,yaitu subsistem informasi medis dan subsistem informasi administrasi dan keuangan,pengembangan yang menjadi prioritas utama dalam jangka pendek adalah subsistem informasi administrasi dan keuangan.
Dari subsistem ini,yang terdiri atas 3 subsubsistem yaitu pembayaran pasien,akuntansi rumah sakit dan penganggaran,prioritas utamanya adalah subsubsistem pembayaran pasien karena subsubsistem inilah yang mengendalikan pemasukan bagi rumah sakit. Melalui pengembangan sistem informasi yang baik,dihatapkan kebocoran pemasukan dapat dikurangi bahkan dihilangkan. Kebocoran pemasukan tersebut antara lain lambatnya informasi rekening pasien dari laboratorium ke bagian administrasi keuangan sehingga tagihan rekening pasien baru sampai ke bagian keuangan ketika pasien sudah dipulangkan.
Selanjutnya dapat dikembangkansubsistem informasi medis bagian subsubsistem medis dan pelayanan perawatan,sementara secara paralel dapat dapat mulai dikembangkan subsubsistem penganggaran. Setelah itu,subsubsistem penunjang medis dan subsubsistem akuntansi rumah sakit dapat diselesaikan. Dengan demikian,keseluruhan sistem informasi rumah sakit akan dapat dioperasionalkan.
Dengan pengimplementasian SIM, sistem pencatatan data administrasi dapat dilakukan dengan cara ”Single Entry”. Artinya suatu data cukup dimasukkan satu kali saja. Setelah itu,semua bagian yang memerlukan dapat menggunakan kapan saja. Dengan cara tersebut,diharapkan akan dapat diperoleh manfaat-manfaat seperti berikut:
a. Integritas data. Artinya,suatu data tertentu akan konsisten sama pada semua bagian yang menggunakannya
b. Keterpaduan data. Maksudnya, data dari berbagai macam bagian dapat digunakan bersama-sama dengan saling melengkapi.
c. Standardisasi data. Sistem pengkodean yang sama dan baku diharapkan akan dapat ditegakkan pada semua bagian rumah sakit. Dengan demikian,semua rumah sakit akan menggunakan kode yang sama untuk menunjuk suatu jenis barang yang sama,misalnya.
d. Integrasi data. Dengan implementasi SIM diharapkan semua data rumah sakit akan dapat diintegrasikan menjadi satu kesatuan yang terpadu sehingga semua data menjadi “on line”,siap dipakai oleh semua bagian dan kapan saja,sesuai dengan hak aksesnya.
e. Keamanan data yang lebih baik. Oleh karena semua data ada didalam komputer,maka pengawasannya akan lebih mudah. Hak baca dan tulis,yaitu masalah otorisasi dapat diatur lebih mudah dengan bantuan perangkat lunak komputer.
f. Diharapkan dengan sistem yang sudah terpadu nanti akan dapat dikembangkan kegiatan-kegiatan yang sinergis karena penggalian informasi-informasi yang tersedia dalam komputer.
C. Rancangan Tahapan Pengembangan Sistem
Pengembangan SIM sebaiknya dilakukan secara bertahap,selain meringankan biaya pengembangan,sekaligus juga menguji efektivitas sistem. Selain itu,manajemen perlu membangun atmosfer yang menerima dan mau menggunakan SIM di lingkungan pegawai rumah sakit. Oleh karena tak semua orang akan merasa diuntungkan dengan implementasi SIM ,langkah pertahapan yang dilakukan dapat menggunakan berbagai pendekatan,misalnya dimulai dari pengembangan di unit rawat jalan baru yang berkembang ke unit yang lain. Pentahapan juga dapat dilakukan dengan bidang administrasi keuangan terlebih dahulu sebagai unit yang memerlukan dukungan sistem informasi yang baru yang diteruskan ke bidang medis, dan lain sebagainya. Dibawah ini adalah contoh pentahapan yang dimulai di unit rawat jalan terlebih dahulu.
1. Rancangan Tahap 1
Sasaran rencana pengembangan tahap I adalah :
a. Komputerisasi secara mantap sistem informasi instalasi rawat darurat dan poli (rawat jalan)
SIM untuk IRD dan rawat jalan sangat dirasakan untuk segera dikembangkan terlebih dahulu. Dengan dikembangkannya SIM IRD dan Rawat jalan, diharapkan akan dapat memberikan pelayanan kepada pasien menjadi lebbih baik, cepat dan akurat.
b. Komputerisasi secara mantap sistem informasi laboratorium, radiologi dan rehab medis.
c. Komputerisasi secara mantap sistem informasi keuangan.
Pengembangan sistem informasi pada bidang keuangan biasanya penting dan mendesak. Oleh karena itu, sangatlah tepat dan strategis bila hal ini dikembangkan secara tuntas menyelesaikan seluruh kegiatan sistem informasi keuangan.
d. komputerisasi secara mantap sistem informasi pasien
Yaitu pengembangan SIM untuk pencatatan data sosial dan data medis pasien rawat jalan beserta IRD. Dengan demikian, laporan-laporan statistik untuk direksi yang berkaitan dengan dengan data sosial dan data medis pasien sudah dapat dikerjakan secara cepta dan akurat.
e. komputerisasi secara mantap rekam medis
Komputerisasi rekam medis ini mencakup data-data historis medis pasien, yang dicatat dengan metode dan aturan standart rekam medis. Komputerisasi bagian ini merupakan satu modul tersendiri yang tidak ringan.
f. Komputerisasi farmasi rumah sakit
Komputerisasi bagian farmasi penting dilakukan karena bagian ini merupakan salah satu pos pendapatan utama rumah sakit. Nilai uang pada bagian ini mencapai sekitar 30 persen dari seluruh pendapatan rumah sakit. Dengan demkian, komputerisasi bagian ini harus mendapatkan prioritas untuk segera diselesaikan.
g. Sistem informasi eksekutif
Sistem informasi eksekutif (SIE) merupakan pengembangan sistem informasi untuk pimpinan rumah sakit berdasarkan data-data yang sudah dikomputerkan seperti diatas. Sistem informasi eksekutif adalah suatu sistem informasi berbentuk menu driven untuk digunakan para eksekutif. Sistem ini dirancang dengan pola decision support system (sistem informasi untuk mendukung pengambilan keputusan). Dengan bantuan SIE ini, diharapkan baik direktur maupun para wakil direktur rumah sakit akan dapat menggali dan memperoleh informasi-informasi yang mereka perlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang mereka lakukan. Jelas SIE ini harus dikaitkan dengan sistem informasi global yang antara lain berupa internet. Dengan demikian, sistem informasi ini dapat dimanfaatkan untuk membantu direksi membuat aliansi strategis dengan pihak-pihak lain dalam rangka pengembanagan rumah sakit pada masa yang akan datang.
Dengan sasaran seperti ini diharapkan pada tahap pertama proses yang berkaitan dengan pendapatan rumah sakit sudah dapat dikomputerisasi dengan mantap. Pengembangan modul secara terkait tersebut berarti mengkomputerisasi bidang pelayanan medis bagian rawat inap,instansi rawat darurat poli rawat jalan.
2. Rancangan Tahap II
Sasaran rencana pengembangan Tahap II:
a. Komputerisasi secara mantap sistem keuangan utama
Ruang lingkup modul ini adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan masalah keuangan. Dengan diselesaikannya modul ini maka diharapkan direksi rumah sakit sudah mampu melihat Neraca Keuangan maupun Laporan Sisa Hasil Usaha setiap saat menghendaki. Jadi,direksi akan mempunyai kemampuan untuk,bila diperlukan,setiap saat mengevaluasi realisasi pendapatan dan pengeluaran dibandingkan dengan anggaran yang ada. Demikian juga,bila direksi akan membuat perencanaan strategis,taktis maupun operasional maka data keuangan dalam segala bentuknya dapat dengan cepat disiapkan untuk memberikan dukungan informasi dengan akurasi yang dapat diandalkan.
b. Komputerisasi secara mantap Pelayanan Rawat Inap
c. Komputerisasi bagian Bedah Sentral dan UPI
d. Komputerisasi bagian Gizi
e. Komputerisasi Bagian Laundry
f. Komputerisasi SIE
Pengembangan SIE akan akan tetap dilanjutkan pada tahap kedua ini mengingat kebutuhan SIE dari setiap bagian dapat menunjang manajerial untuk mengambil keputusan yang tepat dan akurat.
Dengan selesainya tahap II ini maka kegiatan utama rumah sakit yang berhubungan dengan keluar sudah diselesaikan. Diperkirakan tahap II ini membuthkan 1,5 tahun. Pada tahap ini perlu dipikirkan kemungkinan penggunaan kartu magnetik sebagai kartu identitas pasien. Kartu ini dapat digunakan sebagai alat untuk memperoleh informasi maupun juga untuk melakukan transaksi yang lain seperti misalnya melakukan pembayaran dan lain-lain. Pembuatan kartu ini bisa dilakukan oleh rumah sakit sendiri ataupun juga melalui kerjasama dengan perusahaan/instansi lain seperti bank ataupun perusahaan asuransi.
3. Rancangan tahap III
Sasaran rencana pengembangan tahap III adalah :
a. Komputerisasi secara mantap sistem informasi personalia dan umum
Dengan pengembangan sistem informasi personalia yang mantap, tentunya akan dapat menimbulkan kepedulian pihak RS dalam mengatur maupun memperhatikan kesejahteraan para karyawannya, yang pada akhirnya akan dapat pula meningkatkan pelayanan RS.
b. Komputerisasi sistem informasi unit khusus
Komputerisasi bidang – bidang pada unti khusus, antara lain sasio pastoral, litbang, SPI (sistem pengedalian internal), AKPER (Akademi Keperawatan), UPKM (Unit Pengabdian Kepada Masyarakat)
c. Komputerisasi Sistem Informasi Eksekutid yang lebih mantap
Diperkirakan pengembangan pada tahap ini memerlukan waktu sekitar 1,5 Tahun. Semua bidang pada dasarnya penting. Kalaupun dilakukan pentahapan maka penyebabnya, selain masalah keterbasan sumber daya baik SDM maupun dana, adalah perlunya dilakukan pendekatan kultural untuk memasyarakatkan teknologi modern kepada personel rumah sakit.
Pada tahap ini perlu segera diputuskan rencana penggunaan karu magnetik (semacam kartu kredit) sebagai kartu identitas/pendaftaran pasien, apakah akan dibuat sendiri ataupun dibuat melalui kerjasama dengan perusahaan diluar rumah sakit. Dengan demikian, penggunaan kartu magnetik menjadi bagian dari pengembangan SIM rumah sakit.
4. Rancangan pengembangan modul
a. Modul dalam bagian-bagian terkait
Secara garis besar, modul-modul yang dikembangkan dapat dikelompokkan kedalam 3 (tiga) kelompok besar, yaitu:
· Kelompok modul pelayanan medis
- Modul rawat jalan
- Modul rawat inap
- Modul rawat darurat
- Modul rawat intensif
- Modul rawat sentral
- Modul bedah sentral
- Modul SIE
· Kelompok modul penunjang medis
- Modul radiologi
- Modul rehabilitasi medis
- Modul farmasi
- Modul gizi
- Modul Laborat
- Modul rekam medis
- Modul Laundry
- Modul SIE
· Kelompok modul administrasi dan keuangan
- Modul logistik
- Modul akuntasi
- Modul personalia
- Modul anggaran
- Modul pemeliharaan
- Modul penunjang umum/hub luar
- Modul auditor/litbang
- Modul keuangan
- Modul UPKM
- Modul SIE
Jumlah semua modul yang dikembangkan dalah 23 buah. Setiap kelompok modul tersebut nantinya akan saling berhubungan sehingga dapat membentuk suatu integrasi SIM RS yang menunjang kegiatan dan pelayanan baik pada pelayanan medis, administrasi dan keuangan mapupun pada penunjang medis. Masing-masing modul memiliki tigas aspek yang sama, yaitu pelayanan medis, administrasi dan keuangan, serta kepegawaian.
Dalam pengembangan nantinya, dan sesuai dengan rencana tahap-tahap pengembangan SIM RS, ketiga kelompok modul yang ada tersebut dapat dibagi menjadi 3 tahap, yaitu :
Tahap 1
- Pelayanan medis : Rawat jalan, rawat darurat
- Administrasi & keuangan: Keuangan
- Penunjang Medis : Rhap medis, Farmasi, Laborat, Rekam Medis
- SIE
Tahap 2
- Pelayanan medis : rawat inap, rawat intensif, bedah sentral
- Administrasi & Keuangan : Akuntasni, Anggaran, PDE
- Penunjang Mendis : Gizi, Laundry
- SIE
Tahap 3
- Administrasi & keuangan : Personalia, Logistik, Pemeliharaan, Penunjang umum/hubungan luar, Auditor/Litbang, UPKM